L’obligatorietat per a les empreses de registrar la jornada laboral dels seus empleats porta més de quatre mesos en vigor a Espanya. Però encara confon els alguns empresaris i, si s’incompleix, pot suposar sancions d’entre de 626 euros i 6.250 euros. Com cal preparar-se davant d’una inspecció?
Els controls de la Inspecció de Treball van començar el passat 31 de maig, dues setmanes després que acabés el termini perquè totes les empreses s’adaptessin a la normativa, recollida en el Reial decret llei 8/2019.
Aquest mes, el Ministeri de Treball també va publicar una guia explicativa per als empresaris sobre l’aplicació i implementació del registre horari. Una mesura laboral que, encara que de forma indirecta, va ser recolzada pel Tribunal de Justícia de la Unió Europea (TJUE).
Hi ha cinc “qüestions clau” que s’han de tenir en compte a l’enfrontar una inspecció.
Conversar les dades
L’empresari ha de guardar els registres de la jornada durant almenys quatre anys. Per això el més recomanable és utilitzar un sistema que ajudi a conservar la informació en perfecte estat.
Periodicitat
El decret llei no estableix cap periodicitat amb la qual l’empresari hagi de lliurar una còpia als treballadors amb el seu registre horari, llevat que estigui determinat en el conveni o un acord amb els treballadors.
Set errors que les empreses han d’evitar per complir amb el registre horari obligatori (i no ser sancionades)
No obstant això, no s’ha d’oblidar que la norma sí que obliga a conservar els registres almenys durant quatre anys. Per això, es recomana guardar “una mostra o justificant conforme s’ha anat facilitant aquests documents al treballador”, ja sigui una còpia signada per l’empleat o mitjançant un correu personalitzat.
Disponibilitat
El registre de la jornada ha d’estar disponible. I en el mateix lloc de treball si ho sol·licita un inspector, els representants dels treballadors o qualsevol membre de la plantilla.
Temps de descans
Com registrar els temps de descans dels empleats és un dels punts més polèmics de la normativa del registre horari. El text legal estipula que aquest ha d’incloure les “interrupcions o pauses” que realitzen els treballadors i que no es consideren temps de treball efectiu. ¿L’objectiu? Controlar degudament el nombre d’hores reals treballades.
Privacitat
La legislació no estableix una manera concreta per registrar la jornada. Però, sigui quin sigui el sistema, aquest ha de respectar en tot cas la normativa sobre protecció de dades (Llei orgànica de protecció de dades, LOPD).
Per tant, s’ha d’informar al treballador del mètode emprat, la finalitat i abast de la mesura. En aquest sentit, si s’utilitzen funcions més sofisticades com la geolocalització, s’ha de justificar i argumentar degudament.